Rapport
annuel 2004/2005
Rapport du Président de l’IGD, Don McGee, Bibliothèque et Archives Canada
Durant l’année,
l’IGD et le changement ne formaient qu’un tout. Accompagnant le changement sont
venues les périodes d’essai,
les tribulations, ainsi que
les réussites. Les rapports individuels des divers portefeuilles contiennent plus de
renseignements. Je me dois
de remercier chacun des membres du Conseil de direction
pour leur persévérance à effectuer leur tâche. Nous avons remanié le programme pour rendre
les connaissances du savoir efficace,
nous avons pondu un plan stratégique de communications, et nous avons
étendu nos horizons en prenant part à une table ronde formée de quatorze associations de gestion
de l’information. Une année intéressante et occupée !
Merci
à vous, les membres pour votre appui soutenu
à l’IGD. Ce conseil de direction dynamique et passionné vous
promet une prochaine année palpitante.
Programme
Plusieurs mercis
à Angela Foran, Directrice
du programme. Ce programme annuel
a été un grand succès. L’an passé, environ 20 personnes assistaient aux réunions, mais cette année, la participation aux
réunions du programme s’est
élevée à plus de 50 personnes
par séance. Lors du mois de
septembre, la réunion conjointe d’ARMA et de l’IGD, ayant
comme orateur Ian Wilson, a
été un énorme succès. Une année productive qui s’engageait
sur cette piste.
Au mois
de juillet et août 2004, le comité du programme
planifiait l’année à venir. La rétroaction d’un groupe de convergence, établie
par le directeur de formation Jon Fotheringham,
était le fondement de cette planification. Grâce à vos suggestions, les sujets « névralgiques »
sont fondés sur les débats rencontrés tous les jours par les gestionnaires des
documents de l’administration fédérale.
De modifier le nom des
« réunions du programme » à celui des « séances des possibilités
d’apprentissage (SPA) » était
une tâche de première nécessité. Le comité du
programme, présidé par Angela, proposait
une ébauche du plan stratégique des communications en soulignant
les changements à réaliser.
Au mois de janvier 2005, le
plan publié se voyait approuvé par le Conseil de
direction ainsi que par les
membres. Le plan stratégique
des communications souligne les grandes
lignes du changement du
nom, les raisons d’être, le nouveau format des SPA, les SPA bimensuels,
au lieu de mensuel et
beaucoup plus. Les membres acceptaient positivement les
modifications selon les rétroactions
soumises.
Trésorier
En date du 30 avril 2005, le solde en banque est
de 10 721.69$. Des remerciements à Sylvie Charron, notre trésorière, pour avoir rajusté le budget. Je dois ajouter pour l’avoir équilibré et conservé
sainement puisque nous avons acquis, l’an
dernier, un ordinateur portatif afin de gérer les opérations de notre Institut.
Formation
Une mise au point s’est
faite entre la période provisoire des séminaires bisannuels et la révision du programme de formation pour les membres ainsi que
l’identification de leurs besoins de formation. D’après les
renseignements, fournis au Conseil de direction, durant la dernière année la directrice du programme reformaté
en séances de possibilités d’apprentissage
– en un effort pour approfondir la compréhension des thèmes de la gestion des documents et de l’information.
Le programme du prochain séminaire suivra l’exemple en offrant une série
d’ateliers d’une journée sur les sujets tenus par les membres; tels que
la mise en œuvre et l’exécution de la politique de la
gestion de l’information gouvernementale, un système de
classification des documents selon les fonctions, la classification automatisée,
le système électronique de
la gestion des documents, l’élaboration
des prescriptions de conservation et d’élimination
des documents.
Cette
année, un autre véhicule potentiel de formation est survenu, c’est la création de la Table ronde de la gestion de l’information d’Ottawa (TGIO). Cette
initiative, TGIO, débuta avec John Savage (Président, Canadian Association of Special Libraries and
Information Services–Section d’Ottawa), regroupe 15 associations professionnelles
au sein du domaine de la gestion de l’information, incluant la nôtre, l’Institut de gestion des
documents. Les possibilités offertes
par la TGIO accentuent le partage
et le croisement des idées importantes en GI. Le premier effort combiné de la TGIO pourrait avoir lieu en juin 2006, en collaboration avec l’Association
canadienne des bibliothèques
qui tiendra à Ottawa une conférence annuelle.
Adhésion
Pendant
longtemps, notre directrice des adhésions Lvody Desjardins se retira pour
de meilleures affaires; une
retraite. C’est
ainsi qu’aujourd’hui,
nous élisons un nouveau directeur.
Près de
375 membres forment la famille de l’IGD. Il y aura sous peu
une campagne pour adhérer à l’IGD et pour renouveler votre adhésion.
Récompenses
Avec regret, je vous souligne qu’aucune
mise en candidature régionale
n’a été retenue
pour le Prix Cardillo cette
année. Par contre, nous avions reçu une mise
en candidature du Nigeria qui ne répondait pas aux critères d’évaluation.
Joanne Allaire et son Comité
du membre de l’année, composé de Lyne Bélanger et Kristine-Rystenbil a eu une heureuse
tournure. Au mois de décembre, le lauréat du membre de l’année a été présenté
à Angela Foran lors de la rencontre de Noël.
Commandites
Cette année, Rhonda Healey a clarifié
les modalités des commandites
qui embrassaient les trois différentes catégories des fonds et précisaient
la différence entre les commandites
pour le programme et le séminaire. Une année plus difficile pour la récolte des fonds.
Relations publiques
Lors des
séances des possibilités d’apprentissage
et du séminaire printanier d’ARMA, Beth
Knox, la directrice s’assura
que le kiosque de l’IGD dominait les périmètres loués. Des remerciements tout particuliers à
Michel Legendre pour son appui continu
et pour les montages et démontages
du kiosque lors des rencontres.
Statuts
Aucun changement aux statuts durant l’année.
Un exemplaire est
accessible au site Web de l’IGD : La traduction est à venir.
À venir
Lors des deux prochaines années, le nouveau Conseil de
direction élu rencontrera
des défis des plus importants.
Ouvrez l’œil ! Regardez la publicité et les détails du prochain séminaire en janvier 2006. Visitez le site
Web de l’IGD pour les versions actualisées.
Tirez parti de votre adhésion en maximisant votre croissance tout en améliorant l’Institut de gestion des
documents.