PARTIE I – STATUTS ET RÈGLEMENTS
A. NOM
L’organisme se nommera « Records Management Institute ( RMI) en anglais et Institut de gestion des documents
( IGD) en français; et est désigné par lesdits sigles.
B. OBJECTIFS
L’IGD, visera à prendre les mesures nécessaires pour asseoir son autorité dans la collectivité de la gestion des documents et de l’information et constitue une tribune qui permet à ses membres d’exprimer leurs opinions, de partager leurs d’idées et faciliter la diffusion des renseignements dans les deux langues officielles du Canada, en :
1.appuyant et favorisant les politiques, normes et pratiques saines de la gestion des documents et de l’information;
2.encourageant la coopération et l’échange de renseignements avec d’autres organismes et associations traitantes de systèmes et de technologies afférentes à la gestion des documents et de l’information;
3.organisant, parrainant et favorisant des ateliers; présentant de la formation et du perfectionnement aux membres de l’IGD; en donnant un apprentissage permanent pour la collectivité de gestion des documents et de l’information;
4.participant à des comités, conseils, commissions et groupes de travail sur appel;
5.élaborant, modifiant et diffusant de la documentation professionnelle et technique ayant trait aux pratiques et technologies de la gestion des documents et de l’information; et
6.constituant un organisme qui permet à ses membres d’exprimer librement leurs opinions, de partager leurs idées, expériences et renseignements sur tous les aspects connexes à la gestion des documents et de l’information.
C. ADHÉSION
1. Composition
L’Institut se compose de membres individuels, honoraires, institutionnels et du Conseil de direction.
Une adhésion « individuelle » sera accordée aux candidats occupant ou ayant occupé un poste dans les domaines de la gestion des documents et de l'information au sein de la région de la capitale nationale.
•Une adhésion « honoraire » sera accordée aux candidats qui ont été nommés « membres honoraires » et dont la candidature a été ratifiée par les membres.
•Une adhésion « institutionnelle » sera accordée à un (1) représentant d'une organisation qui aura acquitté les frais d’adhésion institutionnelle. Tous les droits et privilèges de membres seront accordés à ce représentant et il ou elle recevra les avis de réunions, sujets de programme, etc. Jusqu’à huit (8)
individus, y compris le représentant, de l’organisation seront accordés les droits et privilèges. C’est la responsabilité du représentant de l’adhésion institutionnelle de l’organisation de diffuser les
renseignements aux autres membres de l’adhésion institutionnelle, et non pas à l’Institut.
•Une adhésion « de direction » se accordée aux candidats ratifiés par les membres et nommés au Conseil de direction de l’IGD durant leur mandat.
2.Les droits et les privilèges des membres
Les membres en règle auront droit à tous les droits et privilèges associés à leur adhésion à l’IGD, notamment :
•De participer à toutes les réunions ordinaires, générales et spéciales de l’IGD;
•de recevoir les avis des réunions et les résumés des sujets au programme tous les deux mois;
•admissibilité pour les élections afin de siéger au Conseil de direction;
•de présenter des candidates et de voter pour élire les membres du Conseil de direction;
•de recommander des changements aux statuts;
•de voter à l’égard de tous les changements proposés aux statuts;
•de faire l’objet d’un traitement privilégié lors d’une demande d’inscription pour assister ou participer aux séminaires, conférences, ateliers, etc. parrainés par l’IGD ou offerts par l’entremise de ce dernier; et
•d’avoir accès aux sources de renseignements qui peuvent être offerts par l’entremise de l’IGD.
3. Demandes d’adhésion
•La période d’adhésion sera de douze (12) mois et commencera le mois au cours duquel le Trésorier
recevra le paiement des cotisations d’adhésion;
•les demandes d’adhésion individuelles et institutionnelles seront présentées par écrit et les cotisations
seront remises au Directeur des adhésions.
4. Renouvellement d’adhésion
•Toutes les adhésions devront être renouvelées lors du 12e mois avant la fin de la période d’adhésion.
•Tous les membres qui n’ont pas renouvelé leur adhésion durant les soixante (60) jours après la fin de
leur période d’adhésion ne seront pas considérés comme membre en règle et perdront leurs droits et
privilèges tant qu’ils ne redeviendront pas un membre en règle. Lorsque le paiement des cotisations sera
reçu par le trésorier, le renouvellement de l’adhésion débutera durant ce mois.
5. Démissions
•Tout membre désirant démissionner pourra le faire avec une lettre de démission écrite au Directeur des
adhésions.
•Aucune cotisation, ni portion de cotisations ne sera remboursée à un membre démissionnaire.
•Toutes démissions de membres entrent en vigueur dès que le Directeur d’adhésion reçoit l’avis de démission.
6. Le transfert d’adhésion
Une adhésion n’est pas transférable sous aucune circonstance à ou entre des individus ou encore des institutions.
D. RÉUNIONS
1.Il y a quatre (4) genres de réunions :
i) Les Assemblées générales annuelles;
ii) Les possibilités d’apprentissage;
iii)Les réunions du Conseil de direction; et
iv)Les réunions spéciales.
2.Les réunions seront dirigées par le Président du Conseil de direction. Si le Président est absent, le Vice- président ou un autre membre du Conseil de direction dirigera la réunion.
3.Le Conseil de direction déterminera l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de la réunion spéciale.
4.Les membres recevront l’avis de convocation de l’assemblée générale au moins dix (10) jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée avec l’ordre du jour et sept (7) jours pour les possibilités d’apprentissage.
5.La Secrétaire enregistrera les délibérations et les distribuera avec l’avis du prochain Conseil de direction. Les possibilités d’apprentissage bimensuelles ne sont pas enregistrées.
6.Le vote ou la motion exige :
i) Un quorum de vingt (20) membres en règle;
ii) l’appui de la majorité des membres présents égaux à ou plus de 51 %
iii)Les membres peuvent désigner un autre membre pour voter par mandat durant leur absence. Les invités doivent s’abstenir de voter.
7. Si le quorum n’est pas atteint, on ne peut délibérer sur une question, ni tenir le vote, ni présenter de motion, mais le programme a lieu, tel qu’il a été prévu. Toute question non réglée sera reportée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
1. Assemblées générales
1.Les assemblées générales seront tenues pour régler les affaires courantes, tenir des élections, approuver des budgets et régler les motions traitant des activités opérationnelles de l’Institut.
2.Il y aura au moins une (1) réunion générale tenue durant chaque mandat du Conseil de direction (2 ans).
3.Le programme pour l’assemblée générale annuelle, tenue au mois de juin de chaque année, inclura :
i)Tous sujets à régler dont il a été question au cours des réunions précédentes ou des
possibilités d’apprentissage;
ii)Le rapport du président sur les principaux événements ou activités qui ont eu lieu au cours de
l’année précédente;
iii)La présentation de remise des prix (s’il y a lieu);
iv)Diriger la tenue des votes selon les besoins;
v) Les questions de l’assemblée; et
vi)Tous les deux ans, une liste des candidats se présentant lors du prochain nouveau Conseil de direction sera divulguée, ainsi que la marche des élections.
2.Séances des possibilités d’apprentissage
1)Les possibilités d’apprentissage seront tenues tous les deux mois et offriront aux membres des mises
à jour des activités, des avis et des sujets.
2)Aucune possibilité d’apprentissage ne se tiendra durant les mois de juin, juillet et août.
3)Le calendrier annuel des sujets des possibilités d’apprentissage sera diffusé aux membres dès qu’il
sera possible.
4) L’ordre du jour des possibilités d’apprentissage offert tous les deux mois se composera :
i)Renseignements des possibilités d’apprentissage antérieurs;
ii)Avis approprié; et
iii)Présentations.
3. Réunions du Conseil de direction
1)Les réunions du Conseil de direction sont tenues pour traiter les affaires courantes, ainsi que planifier
et gérer les activités de l’IGD. Les réunions du Conseil de direction sont tenues tous les deux (2) mois,
dans la semaine précédant la tenue de la séance de possibilités d’apprentissage des membres.
2) Les réunions du Conseil de direction sont ouvertes aux membres élus et nommés du Conseil de
direction, leurs représentants sans un droit de vote et les invités (sous réserve de l’approbation
préalable du Conseil de direction; en outre, leurs noms doivent être dûment inscrits dans le procès-verbal).
3)L’ordre du jour de la réunion du Conseil de direction inclura, les points suivants, sans toutefois s’y limiter :
i)Approbation du procès-verbal de la réunion d’administration précédente;
ii)Questions à régler à la suite de la lecture du procès-verbal;
iii)Revue des tâches décrites au calendrier des activités de l’IGD;
iv)Rapports provisoires de tous les directeurs du Conseil de direction; et
v)Nouveaux points.
4)Le quorum sera les deux tiers (2/3) des membres élus ou nommés du Conseil de direction pour qu’on puisse prendre des décisions au cours de la réunion.
5)Passage de motions requerra la majorité (50 % + 1) de l’approbation de ceux présents à la réunion.
6)Tout membre du Conseil de direction incapable d’assister à la réunion en avisera la secrétaire, le président ou un autre membre du Conseil au moins un jour (1) avant la réunion planifiée.
7)Tout membre du Conseil de direction absent sans raison valable à trois (3) réunions consécutives sans
la notification préalable à un membre du Conseil de direction ne fera plus partie du Conseil de direction;
et sera avisé par une lettre signée du président.
8)Lorsque la réunion doit être remise à plus tard ou annulée, la secrétaire en avisera le plus tôt possible les membres du Conseil de direction.
4. Réunions spéciales
1.Le Conseil de direction pourra en tout temps convoquer les réunions spéciales pour traiter une
question urgente ou encore pour obtenir les opinions et les avis des membres lors d’un forum ou
encore pour résoudre des questions.
2.Les réunions spéciales pourront également être convoquées en dedans deux (2) mois de la réception,
par le président d’une demande écrite, signée par au moins vingt-cinq (25) membres en règle et
donnant les sujets à discuter.
3.La marche à suivre sera discutée à la réunion du Conseil de direction.
E. FINANCES
1. Exercice financier
L’exercice financier de l’IGD commence le 1er juillet et se termine le 30 juin ou selon les dates
déterminées et approuvées par le Conseil de direction, dates qui doivent être mentionnées dans les statuts.
2. Fondés de pouvoir
Il faut la signature de deux des membres suivants :
i) le président;
ii) le trésorier; et
iii) la secrétaire.
3. Dépenses
Les fondés de pouvoir de l’IGD sont autorisés à dépenser des fonds au nom de l’IGD, selon les besoins,
pourvu qu’ils en avisent le Conseil de direction à la séance de l’administration suivante. Les dépenses
de plus de 500 $ doivent avoir préalablement été approuvées par la majorité des membres du conseil de direction.
4. Contrats
Les contrats et autres documents qui peuvent légalement lier l’Institut doivent d’abord être approuvés
par le Conseil de direction. Les contrats, les documents ou tout autres instruments écrits exigeant la
signature de l’Institut sont signés par le président et un autre fondé de pouvoir.
5.États financiers annuels
Le trésorier fournira un compte rendu écrit des finances aux membres de l’IGD, dans les
quatre-vingt-dix (90) jours après la fin de l’exercice financier. Le trésorier préparera un budget
annuel qu’il soumettra au Conseil de direction à la réunion du mois d’août.
6.Comptabilité
Le trésorier sera responsable de tous les comptes et de la comptabilité de l’IGD. Les documents
financiers afférents aux dépenses du fonds de l’IGD sont sous la responsabilité et le contrôle du
trésorier et peuvent être examinés en tout temps par le Conseil de direction ou les membres.
7.Vérifications
Une personne, non-membre du Conseil de direction, effectue les vérifications des états financiers de
l’IGD à la demande du Conseil de direction.
8. Cotisations des adhésions
1. Membres individuels et institutionnels
Les cotisations sont admissibles dès la réception de la demande du formulaire d’adhésion.
2. Membres honoraires
Les membres honoraires ne sont pas exigés de verser une cotisation.
3. Montant de la cotisation
i)Le Conseil de direction détermine les cotisations, les taux et les modalités de paiement; ceux-ci
sont énumérés sur le formulaire d’adhésion des membres. (Annexe A).
ii)Le montant de la cotisation peut être modifié par un vote majoritaire des membres du Conseil
4.Paiement des cotisations des membres
i) Nouveaux membres
Toutes les cotisations des nouveaux membres doivent être versées à l’avance à l’Institut;
ii) Renouvellement des cotisations
Les avis de renouvellement des cotisations sont envoyés aux membres au moins trente (30) jours
avant l’expiration de leur adhésion.
iii) Remboursement des cotisations
Un membre qui démissionne ou qui ne fait plus partie de l’IGD n’a pas droit à un
remboursement de la cotisation versée.
9. Commanditaires
IGD possède un programme de parrainage à trois niveaux de commandites :
F. MEMBRES DU CONSEIL DE DIRECTION
1.Le conseil régissant l’IGD porte le nom de « Conseil de direction » et se compose des membres suivants :
•Président
•Vice-président
•Secrétaire
•Trésorier
•Directeur des prix
•Directeur des adhésions
•Directeur du programme
•Directeur des relations publiques et commandites
•Directeur de la formation
•Directeur sans portefeuille
•Directeur du site Web
2.Le directeur sans portefeuille sera le président sortant, si possible.
3.Le mandat des membres du Conseil de direction est de deux (2) ans ou jusqu’à ce que des
successeurs aient été élus ou nommés et aient accepté de remplir les fonctions.
4.De plus, le poste de directeur des prix sera offert à chaque récipiendaire du prix Cardillo. Le
récipiendaire fera fonction de directeur des prix jusqu’à ce que le prochain gagnant du prix Cardillo
accepte l’invitation; si la personne refuse le poste, le Conseil de direction nommera un directeur; le
directeur sans portefeuille pourrait accomplir les tâches.durant le mandat.
5.Chaque directeur peut établir un comité formé de membres en règle de l’IGD, pour l’aider à administrer
le portefeuille qui lui a été confié.
6.Le Conseil de direction peut recommander d’autres directeurs à de nouveaux postes, s’il le juge à propos.
7.Un membre du Conseil de direction peut présenter sa démission par écrit au Conseil de direction, en
donnant un avis d’au moins quinze (15) jours ouvrables.
G. ÉLECTIONS ET NOMINATIONS
1.Les élections ont lieu pour pourvoir à tous les postes du Conseil de direction, à l’exception du
directeur sans portefeuille et le directeur des prix.
2.L’élection des membres du Conseil de direction a lieu tous les deux (2) ans lors de l’assemblée
générale annuelle au mois de juin.
3.Les membres du Conseil sont élus à la majorité des voix des membres en règle présents
à l’assemblée générale.
4.La marche des élections est décrite dans la " Politique relative à la marche des élections" énoncée
à la partie 2.
5.Le Conseil de direction nomme un directeur sans portefeuille si le président sortant ne peut
s’acquitter du prochain mandat.
6.Le Conseil de direction nomme un directeur des prix si le lauréat du Prix Cardillo ne peut s’acquitter
du prochain mandat.
7.Le Conseil de direction a la faculté de nommer à titre intérimaire, des membres qui feront partie du
Conseil de direction, jusqu’à l’élection suivante.
H. MODIFICATIONS À L’ACTE CONSTITUTIF (STATUTS)
1.Les statuts de l’IGD peuvent être modifiés pourvu que :
i)L’avis des modifications écrites proposées ait été soumis au directeur sans portefeuille;
ii)Le Conseil de direction ait approuvé par la majorité de deux tiers la motion de modification;
iii)La modification proposée ait été distribuée au moins vingt (20) jours ouvrables avant la tenue
de la réunion; et
iv)Le quorum de vingt (20) membres en règle soit atteint, à la réunion à laquelle le vote est tenu.
I. SCRUTIN
1.Cybervote (vote électronique) :
Le vote électronique par courriel pourrait avoir lieu compte tenu des conjonctures suivantes :
i)Les directeurs désirant obtenir l’assentiment immédiat du Conseil de direction sur une question
qui ne peut attendre à la prochaine réunion du Conseil de direction, un scrutin exige un quorum de
cinquante et un (51 %) du Conseil pour que celui-ci soit voté et approuvé;
ii)les directeurs désirant que les membres votent sur les modifications de leur portefeuille. Toutefois,
par opposition à la méthode traditionnelle du droit de vote lorsqu’un quorum de vingt (20) membres
en règle est nécessaire à la réunion pour avoir le droit de vote, un quorum de cinquante et un (51 %)
du vote des membres est exigé pour que celui-ci soit voté et approuvé.
2Droit de vote traditionnel :
La méthode traditionnelle du droit de vote par le Conseil de direction ou les membres se produira toujours telle qu’énoncé dans les sections C, G et H.
J. RÈGLEMENTS
Les membres du Conseil de direction transféreront tous les documents sur tous les supports à la secrétaire au moins un (1) mois à la fin de l’exercice financier de l’IGD.
Les membres du Conseil de direction envoient les avis des réunions à la secrétaire douze (12) jours ouvrables avant la réunion.
FONCTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL DE DIRECTION
1.Président
Le président :
•Est le chef directeur général de l’IGD;
•assure la direction et guide les membres vers la réalisation des buts de l’IGD;
•préside les réunions d’administration du Conseil de direction de l’IGD;
•préside toutes les réunions de l’IGD;
•est, en raison de ses fonctions, membre de tous les comités et bénéficie des autorités habituels du président;
•présente le rapport annuel aux membres lors de l’assemblée générale annuelle;
•à la fin de son mandat, si possible, le président sortant agit pendant deux (2) ans, en qualité de directeur
sans portefeuille; et
•représente l’IGD aux réunions des autres organismes ou délègue cette tâche à un autre membre du
Conseil de direction.
2.Vice-président
Le vice-président :
•Assume les fonctions du président, en l’absence de celui-ci;
•aide le président à assurer la direction de l’IGD et à guider les membres vers la réalisation des
buts de l’organisme; et
•effectue des tâches assignées de temps en temps, par le président ou le Conseil de direction.
3.Secrétaire
Le secrétaire :
•Est le principal pivot de toutes les fonctions administratives de l’IGD;
•est le gestionnaire et gardien officiel de tous les documents de l’IGD; ce qui comprend gérer les
documents dans leur cycle de vie;
•prépare des procès-verbaux précis de toutes les réunions;
•prépare et diffuse les avis, les procès-verbaux et toute documentation corrélative pour les dites réunions;
•s’occupe de la correspondance nécessaire;
•retient au besoin les services de traduction;
•prépare le calendrier des activités du Conseil de direction et veille à son respect;
•demande l’approbation des avis au président ou au vice-président.
4.Trésorier
Le trésorier :
•Reçoit toutes les sommes d’argent versées à l’IGD;
•dépose les valeurs négociables dans un compte au nom de l’IGD dans une institution financière reconnue;
•paie les comptes et les dépenses de l’IGD;
•conserve un registre exact de toutes les rentrées et dépenses afin de donner un état précis des finances
de l’IGD;
•prépare les rapports financiers trimestriels écrits qui seront présentés au Conseil de direction;
•prépare un rapport financier annuel écrit qui sera présenté au Conseil de direction;
•veille à ce qu’une vérification financière annuelle soit conduite par une personne non membre du
Conseil de direction à la demande du Conseil de direction;
•remet, à la fin de son mandat, tous les fonds et autres biens de l’IGD au nouveau trésorier élu ou nommé.
5.Directeur des récompenses
Le directeur des récompenses :
•Administre toutes les récompenses approuvées par le Conseil de direction;
a) administre le Prix Cardillo, conformément à la Politique relative au prix Cardillo;
b) administre le Prix du Membre de l’année, conformément à la Politique relative au prix du Membre de l’année;
•élabore les politiques pour toutes les récompenses selon les besoins;
•recommande au Conseil de direction de nouvelles récompenses selon les besoins pour de nouvelles récompenses ou changement des politiques actuelles.
6.Directeur des adhésions
Le directeur des adhésions :
•Est responsable des initiatives du programme des adhésions annuelles;
•reçoit et examine toutes les demandes d’adhésion;
•tient à jour la liste d’adresses de tous les membres en règle;
•dirige les cotisations au trésorier de l’IGD;
•fait rapport au Conseil de direction tous les deux mois du nombre de membres en règle;
•propose au Conseil de direction des modifications aux adhésions; et
•veille à ce que les membres bénéficient de tous les avantages.
7.Directeur des programmes
Le directeur des programmes :
•Veille à ce que les possibilités d’apprentissage de l’année soient élaborées et approuvées par le
Conseil de direction;
• détermine la date, l’heure, le lieu et la langue officielle des possibilités d’apprentissage;
•s’assure de la participation des conférenciers pour les possibilités d’apprentissage et confirme leur présence;
•s’assure de la disponibilité de l’équipement requis, des locaux, etc., nécessaire à la réalisation des
possibilités d’apprentissage;
•obtient l’approbation du Conseil de direction d’une rémunération adéquate pour les conférenciers, s’il y a lieu; et
•prévoit le personnel nécessaire lors des fonctions des possibilités d’apprentissage, telles qu’à la
réception, la présentation des conférenciers, etc.
8.Directeur des relations publiques et commandites
Le directeur des relations publiques et des commandites :
•Fait connaître au moyen de la publicité les activités de l’IGD et lance des campagnes publicitaires;
•publie des communiqués spéciaux pour entretenir l’image de l’IGD;
•fait fonction d’agent de liaison;
a) entre le Conseil de direction de l’IGD et ses membres;
b) entre l’IGD et les autres associations et organismes;
c) entre l’IGD et la collectivité de gestion des documents; et
d) entre l’IGD et ses commanditaires.
•évalue les intérêts des membres et faire rapport au Conseil de direction; et
•sollicite les commandites et fait un suivi du programme de parrainage des trois niveaux : bienfaiteur,
promoteur et partisan.
9.Directeur de la formation
Le directeur de la formation :
•détermine les besoins de formation dans la domaine de la gestion des documents et la gestion
de l’information des divers niveaux du personnel;
•planifie et élabore des séminaires, des cours, des ateliers, des conférences, etc. et les présente ou
collabore à leur présentation, au nom de l’IGD;
•tient une liste à jour des personnes qui désirent participer à la formation sur la gestion des documents,
des outils de formation disponibles, etc.;
•tient les membres au fait de la formation disponible dans le domaine de la gestion des documents et
dans les autres domaines connexes;
•remet tous redevances reçues pour la formation au trésorier de l’IGD;
•consulte le trésorier pour toutes les questions financières; et
•assurer la liaison avec les organismes de formation au sein des gouvernements, secteurs privés du
domaine de la gestion des documents, de la gestion de l’information selon les besoins de formation.
10.Directeur sans portefeuille
Le directeur sans portefeuille :
•remplit les fonctions du Président ou Vice-président en leur absence;
•à la demande du Président ou de tout autre membre du Conseil de direction, donne des conseils pour
aider à atteindre les buts de l’IGD;
•fournit des interprétations des statuts au Conseil de direction;
•voit au respect des statuts;
•accepte et examine toutes les modifications aux statuts proposées par les membres et soumet à
l’examen du Conseil de direction ses propres recommandations;
•émet aux membres les modifications apportées aux statuts, selon les besoins; et
•met en œuvre la marche des élections conformément à la Politique relative à la marche des élections :
a)fait fonction de président du Comité des candidatures pour les élections;
b)choisit parmi les membres en règle, en dehors des membres du Conseil de direction, pour faire
partie du Comité des candidatures; et voit à ce qu’il y ait au moins un candidat pour chaque poste électif.
c)rédige un rapport comprenant la liste des candidats et le remet au secrétaire pour qu’il soit
distribué au moins dix (10) jours ouvrables avant l’assemblée générale annuelle ayant l’élection en juin; et
d) nomme un président d’élection.
11.Directeur du site Web
Le directeur du site Web :
•est responsable de l’entretien général et du développement du site Web de l’IGD;
•affiche les avis des possibilités d’apprentissage, les articles et les présentations des conférenciers
(si offertes), les possibilités d’emploi et autres matériels de l’IGD et gestion de
l’information – documentation reçue à ajouter au site Web par les membres du Conseil de
direction avec l’approbation du président;
•conserve une page « Quoi de nouveau » au site Web notant les modifications au site;
•s’assure que les aspects du site sont à jour selon le mandat de l’IGD; et
•coordonne l’enregistrement du nom de domaine et le fournisseur d’accès d’Internet pour l’IGD.
PARTIE II - POLITIQUES
A. PRIX CARDILLO
Le Prix Cardillo est décerné annuellement à l’assemblée générale annuelle de juin pour souligner des réalisations importantes dans le domaine de la gestion documents et de l’information.
1. Administration
Le Comité des récompenses de l’Institut de gestion des documents régit le prix.
2. Admissibilité
Toute personne travaillant ou ayant travaillé dans le domaine de la gestion des documents et de l’information peut recevoir le prix. Les membres du Comité du prix Cardillo ne peuvent ni être proposés pour recevoir le prix, ni proposer un candidat, tant qu’ils siègent au Comité.
3.Proposition des candidatures
Les mises en candidature, accompagnées des documents originaux à l’appui, doivent être soumises au directeur du Comité des récompenses au plus tard le 31 mars. Les réalisations des candidats sont décrites en fonction des critères de candidatures. Les candidatures anonymes seront rejetées.
4. Critères d’évaluation
Les candidatures seront enquêtées, examinées et évaluées par le Comité des récompenses selon les critères de candidature et de sélection.
5. Mise en candidature
La sélection définitive est la responsabilité du Comité des récompenses. Ce prix ne sera pas décerné si le Comité estime qu’il n’existe aucune candidature digne de celle-ci.
6. Présentation du prix
Le prix sera remis au lauréat lors de l’assemblée générale de l’IGD. Le prix consiste en :
•une plaque;
•un cadeau en espèces (à la discrétion du Conseil de direction); et
•une année d’adhésion gratuite pour l’année à venir.
7.Critères de mise en candidature
Des réalisations, telles que les suivantes, qui contribuent et encouragent au déploiement de saines
applications de principes, méthodes et techniques en matière de gestion des documents et de l’information :
•Contributions importantes à son programme de gestion des documents et de l’information;
•être une source d’idées constructives en ce qui concerne l’IGD et ses activités;
•articles et publications;
•activités extraprofessionnelles qui ont contribué à augmenter la connaissance et le prestige de la
gestion des documents et de l’information;
•à titre de conférencier ou d’animateur de conférences ou des réunions;
•à titre de président ou de membre actif de divers comités ou groupes de travail s’occupant de
gestion des documents et de l’information;
•des avancements ou innovations aux systèmes et pratiques de la gestion des documents et de l’information; ou
•projets de recherche novatrice afférents à la gestion des documents et de l’information;
•autres critères applicables qui expliquent le leadership et l’importante contribution dans le domaine
des documents.
B. PRIX DU MEMBRE DE L’ANNÉE
1. Objectif
•Le prix du membre de l’année a pour but de reconnaître officiellement le temps et l’énergie consacrés, par l’un de ses membres individuels ou membres institutionnels de l’Institut de gestion des documents, au bon fonctionnement de celui-ci.
•Ce prix est remis au membre ou au groupe de membres qui s’est le plus distingué au cours de l’année précédente (du 1er juillet au 30 juin), c’est-à-dire à la personne qui a le plus aidé à la réalisation des objectifs de l’IGD et dont l’apport aux activités de l’Institut a été le plus important.
2.Fréquence et le nombre des récompenses
i)Ce prix est remis annuellement lors de la possibilité d’apprentissage du mois de décembre. Il peut être remis sans obligation et seulement si un candidat est choisi.
ii)Pour ce prix, il pourrait y avoir plus d’une plaque; par exemple s’il y avait un groupe de personnes travaillant pour différents employeurs. Toutefois, un seul prix sera remis à une équipe travaillant au même projet ou au même endroit.
3.Admissibilité
Tout membre en règle au cours de l’année précédente peut être mis en candidature. Rien n’empêche un membre de remporter le prix du membre de l’année deux ans ou plus successifs. Lorsque des candidats sont à égalité, le Comité des récompenses déterminera le gagnant. Dans ce cas, le Comité peut décider de remettre un certificat de mérite à l’autre candidat ou aux autres candidats.
Tout membre du Comité des récompenses proposé lors d’une mise en candidature doit s’abstenir de participer au processus de sélection et il est remplacé provisoirement au sein du Comité par un autre membre de l’IGD choisi par le Directeur des récompenses ou par le Président de l’Institut.
4. Présentation du prix
Le prix consiste en :
•Une plaque sera présentée au membre de l’année;
•une adhésion individuelle gratuite pour l’année à venir. Si le prix est remis à un groupe de personnes,
le Conseil de direction pourrait décider d’offrir une adhésion institutionnelle au lieu d’une adhésion individuelle;
•un prix dont la valeur et le genre sera déterminé par le Conseil de direction;
•une lettre de félicitations, signée par le Président, est envoyée au gagnant ou aux gagnants et à
leurs gestionnaires.
5. Critères de mises en candidature
Les candidats sont évalués selon la mesure dans laquelle il a participé et contribué aux activités de l’IGD.
Les directives suivantes aideront à la prise de décision :
•la participation aux travaux en comité;
•la participation aux travaux du Conseil de direction (si le candidat est membre du Conseil de direction);
•la participation aux réunions, séminaires ou ateliers de l’IGD (par exemple, appuyer la planification,
l’organisation ou la gestion des activités ou à titre de conférencier);
•la rédaction d’articles, de documents, etc. afférents à l’IGD ou à la profession de la gestion des
documents ou de l’information;
•assiduité aux réunions de l’IGD;
•l’assiduité aux réunions du Conseil de direction de l’IGD (si le candidat est membre du Conseil de direction);
•le parrainage de nouveaux membres;
•accompagnateur des invités lors des réunions de l’IGD; et
•promouvoir et développer l’image de l’IGD et de la profession de la gestion des documents et de l’information.
Au moment de prendre une décision, le Comité peut prendre en considération d’autres facteurs tels que la réalisation, par un candidat, d’un projet particulier entrepris de son propre chef ou à la demande du Conseil de direction.
6.Comité des récompenses
Le comité est composé de trois membres, y compris :
•le Directeur des récompenses;
•deux (2) membres de l’IGD qui ne font pas partie du Conseil de direction, qui connaissent bien les activités
de l’IGD et qui comprennent bien ce que signifie une contribution exceptionnelle.
7.Déroulement des activités afférent au Prix du Membre de l’année
•Lors de la réunion du Conseil de direction du mois de juin, le Conseil est avisé que les activités de
mises en candidature débuteront;
•les membres de l’IGD recevront un avis et les critères de mises en candidature lors de la réunion du
mois de juin et de l’Assemblée générale annuelle et seront invités à proposer des candidats pour le
Prix Membre de l’année d’ici le mois d’octobre;
•le Comité des récompenses évaluera les candidats proposés par les membres de l’IGD selon les
critères de mise en candidature, et fera son choix en novembre.
•le Directeur du Comité des récompenses avisera le Conseil de direction du lauréat ou des lauréats
lors de la réunion du Conseil de direction en décembre;
•le Directeur du Comité des récompenses avisera le lauréat ou les lauréats par téléphone, ainsi que
leur employeur avant la rencontre du mois de décembre et confirmera la conversation téléphonique avec
une lettre;
•le Directeur des récompenses communiquera le lauréat ou les lauréats et présentera le prix lors de la
réunion du mois de décembre; et
•les contributions particulières du lauréat seront communiquées aux membres.
C.ADHÉSION MEMBRE HONORAIRE
Une adhésion de membre honoraire est décernée pour souligner une contribution importante de longue date à l’IGD ou dans le domaine de la gestion des documents et de l’information.
1.Admissibilité
Tous membres actuels ou sortants de l’IGD sont admissibles.
2.Propositions des candidatures
Les mises en candidature sont accompagnées de la documentation corrélative et doivent être soumises au Conseil de direction d l’IGD. Les contributions et réalisations dans le domaine de la gestion des documents et de l’information des candidats sont décrites en toutes lettres dans la présentation. Les candidatures anonymes seront rejetées.
3.Évaluation des propositions
Les candidatures soumises seront révisées par le Conseil de direction de l’IGD. Les recommandations approuvées par une majorité du Conseil de direction devront être soumises au vote par les membres lors de l’assemblée générale. Les candidatures ayant reçu un quorum lors de l’assemblée générale seront approuvées.
4.Présentation du prix
L’adhésion membre honoraire est présentée lors d’une assemblée annuelle ou générale de l’IGD.
D. PROCÉDURES DES MISES EN CANDIDATURE ET DES ÉLECTIONS
1.Le directeur sans portefeuille préside le Comité des mises en candidature créé durant le mois de février
de l’année des élections.
2.Le Comité des mises en candidature communique avec les membres du Conseil de direction afin d’établir
s’ils désirent continuer à occuper les fonctions de leur poste actuel ou s’ils aspirent en obtenir un autre.
3. Le Comité des mises en candidature sollicitera des candidats en diffusant un avis aux membres au mois
de mars.
4.Les membres soumettent les noms des mises en candidature au Comité avant le 15 avril.
5.Le Comité des mises en candidature recevra et considérera les demandes reçues des membres. S’il y a lieu,
le Comité s’assurera qu’il y a au moins une mise en candidature pour chaque poste à combler.
6.Le Président du Comité des mises en candidature présente aux membres un rapport verbal incluant
les noms de candidats lors de l’assemblée annuelle au mois de juin. Ensuite, il invite le Président des
élections à poursuivre la marche des élections.
7.Le Président des élections doit :
•faire appel aux membres présents lors de l’assemblée pour des mises en candidature supplémentaires;
•s’assurer que le candidat accepte cette proposition avant de faire approuver cette mise en candidature;
•ajouter le nom du candidat proposé dans le rapport du Comité de mise en candidature;
•présenter la motion afin d’adopter et de seconder le rapport des mises en candidature;
•déterminer si le rapport des mises en candidature est accepté ou rejeté en comptant les mains levées;
•demander aux candidats de quitter la salle, s’il y a plus d’un candidat pour le même poste, il demande
aux membres de voter à main levée pour le candidat de leur choix. Le candidat ayant obtenu le plus de
votes occupera le poste au Conseil;
•permettre aux membres de voter, en acceptant ou en rejetant, l’unique candidat proposé pour le poste.
Le candidat élu occupera le poste au sein du Conseil de direction; et
•terminer les fonctions du processus électoral en invitant le Président à poursuivre l’assemblée.
8.Le Président sortant invite le nouveau Président de l’IGD à prendre la parole.
